Case Study
Digitale Verwaltung mit System: Der Landkreis Ost-Brandenburg vereinheitlichte seine Druck- und Scanprozesse mit Genius Bytes
Kunde
Unser Kunde
IKT Ost
- Services: Printmanagement
- Partner: Heinrich Hünicke
- Branche: Öffentlicher Sektor
Herausforderung
Heterogen, komplex und sicherheitskritisch
Über Jahre hatte sich in der Verwaltung eine heterogene Drucklandschaft entwickelt – mit Systemen verschiedener Hersteller, individuellen Lösungen und wenig Standardisierung. Die Folge: hoher Administrationsaufwand, uneinheitliche Nutzererfahrung und steigende Sicherheitsanforderungen, die mit der bisherigen Lösung kaum mehr zu erfüllen waren. „Wir wollten eine Lösung, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch in fünf Jahren – unabhängig vom Hardwarehersteller“, erklärt René Meier, Bereichsleiter Basis-IT bei der IKT Ost.
Ziel war es, eine zentrale, sichere und herstellerunabhängige Plattform für das Drucken und Scannen zu schaffen, die sich in bestehende IT-Strukturen integrieren und langfristig ausbauen lässt. Aufgrund positiver Erfahrungen aus einem früheren Projekt fiel die Entscheidung erneut auf Genius Bytes – einen Partner, der die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung versteht und die passende Technologie liefert.
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Warum Organisationen weltweit Genius Bytes vertrauen
Seit über zwei Jahrzehnten unterstützt Genius Bytes Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dabei, ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse sicher, effizient und digital zu gestalten.
Unsere herstellerunabhängigen Softwarelösungen verbinden Innovation, Datenschutz und praxisorientierte Umsetzung – für eine nachhaltige Digitalisierung.
- 25+ Jahre Erfahrung
- 1.000+ Kunden weltweit
- Herstellerunabhängige Technologie
- 100 % DSGVO-konform
- 17 Mio.+ Druckaufträge jährlich
Lösung
Einheitliche Strukturen, sichere Prozesse
Im ersten Schritt wurden die Systeme auf den Hersteller HP konsolidiert, um den Betrieb zu vereinheitlichen und wirtschaftlich zu gestalten.
Darauf aufbauend implementierte die IKT Ost gemeinsam mit Genius Bytes und dem Systempartner Heinrich Hünicke GmbH & Co. KG eine einheitliche Druck- und Scanumgebung über das gesamte Trägergebiet mit rund 400 Geräten.
Hierbei kommt Genius MFP als zentrale Softwareplattform zum Einsatz – die Schaltstelle für sicheres Drucken, Scannen und Benutzerverwaltung. Sie bietet eine durchgängig einheitliche Oberfläche an allen Geräten und sorgt so für eine einfache, intuitive Bedienung – ein wichtiger Faktor, gerade in großen Verwaltungen mit vielen Nutzenden.
Ein zentrales Element der neuen Umgebung ist das Follow-Me-Printing. Dabei wird jeder Druckauftrag zunächst auf einem zentralen Server gespeichert und nicht sofort ausgegeben. Erst wenn sich die Nutzerin oder der Nutzer am gewünschten Multifunktionsgerät anmeldet – über die trägerinterne RFID-Karte, die ohnehin im Behördenalltag für Zutritt oder Zeiterfassung verwendet wird – wird der Auftrag freigegeben und gedruckt. So stellen die Verantwortlichen sicher, dass vertrauliche Dokumente nie unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen und nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. Gerade im Verwaltungsumfeld, in dem oft sensible Bürger- und Personaldaten verarbeitet werden, ist dieser zusätzliche Schutz entscheidend.
Auch die technische Datensicherheit wurde konsequent umgesetzt: Sämtliche Datenübertragungen – ob Druckjob, Scan oder Benutzeranmeldung – erfolgen verschlüsselt über sichere Protokolle. Damit ist ausgeschlossen, dass Inhalte auf dem Weg zwischen Arbeitsplatz, Server und Druckgerät abgefangen oder manipuliert werden können. Für öffentliche Einrichtungen, die strengen Datenschutzvorgaben wie der DSGVO und internen IT-Sicherheitsaudits unterliegen, ist diese Verschlüsselung ein unverzichtbarer Baustein moderner Verwaltungs-IT.
„Gerade in unserem Umfeld ist Datenschutz keine Kür, sondern Pflicht“, betont René Meier. „Mit Genius Bytes stellen wir sicher, dass alle Dokumente sicher verarbeitet werden – und das ohne die alltäglichen Abläufe zu verlangsamen.“
Ergebnis
Der nächste Schritt: Ausbau digitaler Workflows
Nach der erfolgreichen Einführung der zentralen Druck- und Scanumgebung plant die IKT Ost nun den Ausbau der Workflow-Funktionen mit Genius Bytes. In einer zweiten Phase sollen automatisierte Prozesse – etwa Scan2DMS und weitere Integrationen in Dokumentenmanagementsysteme – folgen. So wird die Plattform Schritt für Schritt zu einem zentralen Baustein der digitalen Verwaltung weiterentwickelt.
Stabilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit
Heute profitiert die IKT Ost von einer stabilen, sicheren und standardisierten Infrastruktur, die den gesamten Landkreis abdeckt.
Drei geschulte Administratoren betreuen die Lösung zentral und stehen als Ansprechpartner für alle Fachbereiche bereit.
Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, die Systeme laufen stabil – und der Support von Genius Bytes sorgt dafür, dass Probleme schnell und direkt gelöst werden.
Die Lösung ist außerdem zukunftssicher: Neue Hardware kann herstellerunabhängig integriert werden, Ausschreibungen bleiben flexibel, und der laufende Betrieb wird nicht unterbrochen. Damit hat die IKT Ost eine langfristige Basis geschaffen, auf der sich die digitale Verwaltungsstrategie des Landkreises weiterentwickeln kann.
Kundenstimme
„Wir sind mit dem System sehr zufrieden. Die Systeme laufen stabil und einheitlich – und genau das war unser Ziel. Die Stabilität und der schnelle Support waren ausschlaggebend. Das Team von Genius Bytes kümmert sich super um uns und reagiert immer schnell.“
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Lassen Sie uns Ihre Workflows gemeinsam digitalisieren und vereinfachen. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung von Dokumenten- und IT-Prozessen steht Genius Bytes für praxisnahe Softwarelösungen. Unsere Experten begleiten Sie von der Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
